문서관리 전문기업 한국후지제록스(대표 우에노 야스아키, http://www.fujixerox.co.kr/)는 문서 사용량이 많은 관세사무소의 업무 효율화를 위한 문서 자동화 솔루션 'CDPS'(Customs Document Process Solution)를 출시했다고 밝혔다.

후지제록스의 문서 자동화 솔루션 'CDPS'는 관세사무소의 기존에 수작업으로 이루어지던 업무 프로세스의 문제점을 해결하는 것에 초점을 맞춰 개발됐다. 이 솔루션을 활용하면 신고일자 및 신고번호 별 문서를 자동 분류하고 저장하는 것이 가능하며, 원하는 문서를 키워드로 검색해 쉽게 찾을 수 있다. 또한, 종이문서를 전자문서로 변환해 다양한 보안 기능을 적용할 수 있어 문서 보안을 강화하는 것은 물론, 문서 보관 공간을 절약할 수 있는 것도 특징이다.

후지제록스의 문서 자동화 솔루션 'CDPS'는 업무 프로세스를 단축시켜 시간과 비용을 절감할 수 있도록 돕는다. 사용자는 수출입 관련 문서를 복합기의 스캐너에 넣고 스캔 버튼만 누르면 된다. 스캔시 OCR(광학식 문자 인식, Optical Character Recognition) 기능을 통해 신고번호와 신고일자 등 문자를 추출하고 문서를 자동 분류해 보관하기 때문에 수작업으로 인한 오류를 최소화할 수 있다. 또한 인식한 신고번호로 파일명을 자동 생성하므로, 일일이 파일명 입력 작업을 하지 않아도 된다. 이러한 프로세스 개선을 통해 문서 작업에 소요되는 시간을 기존 대비 약 50% 줄일 수 있다.

저장된 문서는 문서서식, 신고번호, 신고일자, 거래처 같은 키워드로 검색해 손쉽게 찾을 수 있다.

수출입 문서뿐 아니라 워드, 파워포인드, 엑셀 등 관세사무소에서 생성되는 모든 종이문서와 전자 문서를 '도큐웍스'(DocuWorks)라는 하나의 포맷으로 통합 관리할 수 있다. 도큐웍스는 편집, 보안, 주석 기능을 제공하며, 문서를 다른 직원들과 편리하게 공유할 수 있어 원활한 커뮤니케이션을 돕는다. 또한 폴더 및 파일별로 비밀번호를 설정할 수 있어, 허가되지 않은 사용자가 중요한 정보에 접속하는 것을 제한한다.

한국후지제록스 우에노 야스아키 대표이사 사장은 "문서 프로세스를 개선하는 것만으로도 비용과 시간을 크게 절약하고 생산성을 높일 수 있다"며 "앞으로 관세사무소 뿐 아니라 다양한 업종의 과제를 해결할 수 있는 맞춤형 솔루션을 지속적으로 출시해 고객의 성장에 기여해나갈 것"이라고 말했다.